FAQ für Koordinator*innen

Vermutlich nutzen Sie RADar! nicht eigenständig, sondern RADar! wurde für Ihren Landkreis gebucht. In dem Fall wird der Landkreis maßgebende Einheit: Radelnde können Meldungen kommunenübergreifend im gesamten Gebiet des Landkreises abgeben. Alle Koordinator*innen haben Zugriff auf Meldungen des gesamten Landkreises. Mit Hilfe des Adressfelds im Filter oder des Exports im Menü „Meldungen“ in der Dashboard-Ansicht lassen sich im Allgemeinen Landkreis-Meldungen recht gut einzelnen Kommunen zuordnen.

In der Benutzerverwaltung der Dashboard-Ansicht können Sie die Koordinationsaccounts Ihrer Kommune verwalten. Indem Sie dort Accounts für die richtigen Ansprechpersonen erstellen und anschließend eine von diesen bitten, die Rolle Ihres Account zu „Meldung“ zu ändern, können Sie die Koordination RADar!-seitig an andere Personen abgeben ohne Ihren STADTRADELN-Koordinationsstatus zu verlieren.

Alternativ übernehmen Sie eine „Verteilerfunktion“ und nutzen die Weiterleiten-Funktion im „Meldung bearbeiten“-Menü, das Sie sowohl nach Aufruf einzelner Meldungen als auch im Menü „Meldungen“ der Dashboard-Ansicht finden. So können Sie die jeweils zuständigen Personen auf die Meldungen aufmerksam zu machen. Anschließend können Sie mit deren Rückmeldung die Meldungen bearbeiten.

Ändern Sie den Status dieser Meldung zu „neutral“ und nutzen Sie die Anmerken-Funktion im „Meldung bearbeiten“-Menü, das Sie sowohl nach Aufruf einzelner Meldungen als auch im Menü „Meldungen“ der Dashboard-Ansicht finden. So können Sie Radelnden mitteilen, dass eine Prüfung der Meldung erfolgt ist und warum sie nicht den Status „erledigt“ bekommen kann.

Im „Meldung bearbeiten“-Menü finden Sie außerdem die Weiterleiten-Funktion. So können Sie den Hinweis der Radelnden an die zuständige Stelle (z.B. eine Kreisbehörde) weitergeben.

In der Dashboard-Ansicht können Sie im Menü „Benutzer*innen“ für alle zuständigen Personen/Stellen weitere Koordinationsaccounts anlegen.

Wenn ein Account gelöscht wird, werden die personenbezogenen Daten anonymisiert. Wir erhalten diese Meldungen anonymisiert im System, weil ihr Inhalt noch relevant sein kann.

Nach Ende des Meldezeitraums können Radelnde bis zum Ende des Verwaltungszeitraums bestehende Meldungen kommentieren. Auf diese Weise sind die Beschreibungen des Verbesserungsbedarfs immer aktuell. Automatische E-Mails, die über neue Kommentare informieren, enthalten im Betreff „kommentiert“. 

Ändern Sie den Status dieser Meldung zu „neutral“ und nutzen Sie die Anmerken-Funktion im „Meldung bearbeiten“-Menü. Dieses Menü finden Sie sowohl nach Aufruf einzelner Meldungen als auch im Menü „Meldungen“ der Dashboard-Ansicht. So können Sie Radelnden mitteilen, dass eine Prüfung der Meldung erfolgt ist und warum sie nicht den Status „erledigt“ bekommen kann.

Im „Meldung bearbeiten“-Menü finden Sie die Funktion „Zusammenführen“. Bei zusammengeführten Meldungen wird nur noch eine als Haupt-Meldung ausgewählte Meldung auf der Karte angezeigt und die Duplikate werden ausgeblendet. Das entsprechende Menü finden Sie sowohl nach Aufruf einzelner Meldungen als auch im Menü „Meldungen“ der Dashboard-Ansicht.

Grundsätzlich bleiben Meldungen erhalten, bis sie von Koordinator*innen oder derjenigen Person, die sie erstellt hat, gelöscht werden. Im Folgenden haben wir ein paar Tipps, wie Sie mit alten Meldungen umgehen können.

Wenn die alten Meldungen den Status „erledigt“ oder „neutral“ nicht erhalten haben, ist der Verbesserungsbedarf vermutlich noch gegeben. In der Dashboard-Ansicht unter „Meldungen“ finden Sie die Möglichkeit, alle Meldungen in einer Excel-Datei zu exportieren. Mit Hilfe dieser Tabelle können Sie anhand der Meldungsgründe im Austausch mit allen zuständigen Stellen identifizieren, welche Meldungen zügig bearbeitet werden können und bei welchen nur noch die Bearbeitung auf RADar! zurückgemeldet werden muss. 

Meldungen, die den Status „erledigt“ oder „neutral“ haben, werden gemäß Standardeinstellung 24 Monate nach ihrer Erstellung ausgeblendet. In der Dashboard-Ansicht finden Sie im Bereich „Konfiguration“ das Menü „Meldungen konfigurieren“. Dort können Sie die Archivdauer anpassen. Auf diese Weise können Sie bearbeitete Meldungen als optisches Gegengewicht zu den unbearbeiteten in der Karte anzeigen lassen.

Sie können ab- und anwählen welche Meldungsstatus für Radelnde sichtbar sein sollen. Sollten Sie sich dafür entscheiden, unbearbeitete Meldungen auszublenden, greift diese Einstellung auch für neue Meldungen. Falls ein neuer Meldezeitraum ansteht, muss also mit mehr Duplikaten gerechnet werden. Sie finden das entsprechende Menü in der Dashboard-Ansicht im Bereich „Meldungen konfigurieren“ unter „Konfiguration“.

Sie haben auch die Möglichkeit Meldungen zu löschen. Die Ersteller*innen von Meldungen werden automatisch per E-Mail über die Löschung Ihrer Meldung benachrichtigt! Wir empfehlen Ihnen, vor der Löschung größerer Mengen von Meldungen, die E-Mail-Vorlage in der Dashboard-Ansicht unter „Konfiguration“ und dort unter „E-Mails konfigurieren“ um eine kleine Erläuterung zur Löschung zu ergänzen.

Falls Sie das Gefühl haben, dass eine überwältigende Menge an neuen Meldungen eingehen, können Sie sich mit ein paar Strategien behelfen.

Setzen Sie Prioritäten in der Bearbeitung. Manche Verbesserungen lassen sich schneller umsetzen als andere. Die Meldungsgründe geben Ihnen einen Hinweis darauf. In der Dashboard-Ansicht können Sie im Menü „Meldungen“ nach Meldungsgründen filtern.

Nutzen Sie vorhandene Kommunikationskanäle Ihrer Kommune und die Konfiguration der RADar!-E-Mail-Vorlagen, um auf die zu erwartende Bearbeitungsdauer hinzuweisen. Das entsprechende Menü finden Sie in der Dashboard-Ansicht unter „Konfiguration“.

Treten Sie mit den vor Ort für die Umsetzung zuständigen Personen direkt in Kontakt, um abzusprechen wie Sie gemeinsam am effizientesten vorgehen können. RADar! bietet in der Dashboard-Ansicht unter “Meldungen“ z.B. eine Exportfunktion. In der heruntergeladenen Excel-Datei können Sie nach Meldungsgrund filtern und so Meldungen gebündelt weitergeben. Auch die Rückmeldung kann so gebündelt an Sie erfolgen. Oft ist auch die Einrichtung eines direkten Zugangs für weitere Personen sinnvoll. Accounts können in der Dashboard-Ansicht unter „Benutzer*innen“ angelegt und bearbeitet werden.

Damit die Karte nicht unübersichtlich wird, werden Meldungen im Status „erledigt“ und „neutral“ nach 24 Monaten (gemäß Voreinstellung) für Koordinator*innen und Radelnde von der Karte entfernt. In der Dashboard-Ansicht können Sie im Bereich „Meldungen konfigurieren“ im Menü „Konfiguration“ diesen Zeitraum anpassen. Indem Sie einen höheren Wert eingeben, sorgen Sie dafür, dass die von Ihnen geleistete Arbeit länger sichtbar bleibt und so optisch auf der Karte ein Gegengewicht zu unbearbeiteten Meldungen setzt.

Unsere kostenpflichtigen Lizenzen bieten Ihnen längere Meldezeiträume. So verteilt sich das Eingehen neuer Meldungen gleichmäßiger und damit auch Ihr Bearbeitungsaufwand. Die meisten STADTRADELN-Teilnehmer*innen radeln übrigens das ganze Jahr!

Ja, mit unseren kostenpflichtigen Lizenzen können Sie durchgehende Meldezeiträume von bis zu drei Jahren anbieten. 

Erledigte und neutrale Meldungen werden nach 24 Monaten (gemäß Voreinstellung) automatisch archiviert. Die Anzahl der Monate kann in der Dashboard-Ansicht unter „Konfiguration“ und dort unter „Meldungen konfigurieren“ angepasst werden. Archivierte Meldungen sind in der Karte nicht einsehbar, sind aber im Export enthalten. Sie können Meldungen in der Dashboard-Ansicht im Menü „Meldungen“ exportieren.

Grundsätzlich ist es Radelnden möglich, eigene Meldungen zu löschen. Diese Meldungen werden aus dem System entfernt.

Der Datenschutz verpflichtet uns, nicht mehr benötigte Daten zu löschen. Kommunen, deren letzter Verwaltungszeitraum vor sechs oder mehr Jahren endete, werden deshalb regelmäßig inklusive Meldungen gelöscht. In Ausnahmefällen kann es sein, dass eine Meldung zwei Kommunen (z. B. Stadt und Kreis) zugeordnet war, von denen eine gelöscht wurde und die aktuelle erhalten bleibt.